La balance âgée indique un dossier comptable récapitulant un certain nombre de données au sujet des comptes fournisseurs et des comptes clients. Elle est fortement prisée par les structures puisqu’elle permet d’avoir une vision globale sur l’état de la trésorerie de la société. Ce dossier vous propose en effet une fiche complète abordant la notion de balance âgée en détail.
Balance âgée : définition
En matière de comptabilité, la balance âgée fait référence à une balance comptable comprenant de nombreuses colonnes. Elle précise en effet, pour les comptes de tiers (les fournisseurs ou les clients) de nombreux éléments indispensables. Ce sont généralement la ventilation des montants selon l’échéance (sommes dont l’échéance intervient à plus de deux mois, d’un mois ou à moins d’un mois, sommes échues, etc.). Cela concerne également la somme de la dette d’une structure (balance âgée fournisseurs ou la somme de ses créances qu’il faut encaisser (balance âgée clients) et la dénomination du tiers ou le numéro de compte.
L’édition d’une balance âgée implique en outre la réalisation de plusieurs tâches en amont et surtout d’avoir terminé l’enregistrement comptable (relevés bancaires, factures de ventes, factures d’achats, etc.) et d’avoir révisé et lettré tous les comptes fournisseurs et clients.
Dès lors que l’expert-comptable Saint-Gilles se sert d’un logiciel de comptabilité et qu’il prévoit d’éditer une balance âgée, il est tenu à bien s’informer sur la date d’échéance de la facture au moment de l’écriture comptable. En général, il est conseillé de mentionner la date à laquelle la facture doit être réglée.
À quoi sert une balance âgée ?
Avant toute chose, il est essentiel de noter que la balance âgée ne constitue pas un document obligatoire. Dans la plupart des cas, elle demeure fondamentale pour des raisons multiples. Tout d’abord, elle peut être servie durant un exercice comptable (chaque fin de semaine, mois, trimestre ou semestre) ou au moment de la fin de l’exercice comptable.
La balance âgée constitue un réel outil de pilotage de la trésorerie de la société. Elle consiste essentiellement à alimenter les budgets de trésorerie de l’entité.
Pour ce qui est de la balance âgée clients, elle permet à l’expert-comptable de s’assurer de la facturation et du recouvrement du chiffre d’affaires. Elle lui permet également de suivre de près le paiement de factures clients et de déterminer facilement tout retard de paiement. Elle rend la gestion du poste clients de l’établissement facile tout en apportant la possibilité d’identifier les priorités de relances (créances anciennes, clients importants à fort risque d’impayés, etc.).
Quant à la balance âgée fournisseurs, elle permet, à la différence de la balance âgée clients, de s’assurer que la structure est bien à jour du règlement de ses dettes. Dans tous les cas, la balance âgée fournisseurs est d’une grande utilité pour suivre le poste fournisseurs. La comparaison entre les soldes qui sont mentionnés dans chacune des balances âgées donnera une information partielle au sujet de l’évolution de la future trésorerie nette de l’enseigne.
Quelle est la différence entre une balance auxiliaire, une balance générale et une balance âgée ?
La balance âgée indique habituellement l’échéance des créances et des dettes. Par contre, la balance auxiliaire sert à donner une information concernant la somme de créance et de la dette, par client ou par fournisseur. La balance auxiliaire se base sur l’aspect temporel associé au décalage du flux de trésorerie. Pour ce qui est de la balance générale finalement, elle reprend dans leurs généralités tous les comptes de la société (de la classe 1 jusqu’à la classe 7). Elle prend en compte de l’ensemble des comptes clients sous rassemblés dans le compte 411 et ceux des fournisseurs qui sont sous regroupés dans le compte 401.